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貸切バスの行程表、何を書けば伝わる？必須項目と書き方

貸切バスをご利用いただく際、まず幹事様にご用意いただきたいのが行程表です。行程表は、当日の流れをバス会社へお伝えするための叩き台となる書類で、これをもとに弊社が実際の運行指示書を作成します。難しく考える必要はなく、集合場所・出発時刻・目的地・経由地・到着予定時刻・解散時刻を順番に並べるだけで十分です。

たとえば「集合8時・出発8時15分・観光地到着10時・昼食休憩12時〜13時・次の目的地到着15時・解散19時」のように、時刻と場所をセットで書いていくイメージです。人数や車種のご希望があれば併せて記載しておくと、その後のお見積りやご相談がよりスムーズに進みます。

実務の視点でいうと、次のような項目も一緒に書いておいていただくと、当日の進行がぐっと落ち着きます。

• 集合場所が大型バスの停車できるスペースかどうか(狭い路地や住宅街の場合は近くの広い場所への変更をご相談することがあります)
• お手荷物の量や大きさ(スーツケースが多い旅行かどうか)
• 雨天や荒天になった場合に、屋内の目的地へ変更する余地があるかどうか
• 解散時刻をとくに急ぐ理由(最終の交通機関に合わせたいなど)があるかどうか

行き先と人数を入れるだけ。概算料金がその場でわかります。
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時間はどう組む？乗務員の休憩・点呼まで入れた分単位の考え方

行程表を組むうえで見落とされがちなのが、乗務員の休憩と出発前の点呼にかかる時間です。安全のため、休憩や交代のタイミングは計画的に組んでいます。高速道路を利用する行程では、サービスエリアやパーキングエリアを休憩地点として組み込み、無理のないペース配分を心がけています。

休憩地点を選ぶときは、単に「距離が進んだから」ではなく、大型バスが停められる駐車マスの広さ、お手洗いが混雑しにくい時間帯かどうか、次の目的地までの残り時間に無理がないかといった点を合わせて見ています。昼食を兼ねる休憩であれば、混雑のピークを避けて前後にずらすだけでも、当日の待ち時間はかなり変わってきます。

また、出発前には点呼という安全確認の時間が必要になるため、集合時刻から出発時刻までは余裕を持って設定するのがおすすめです。修学旅行や社員旅行などの団体行事では、人数確認にも時間がかかるため、その分もあらかじめ行程に加えておくと当日の進行が落ち着きます。

1人の運転士でどこまで走れる？距離で行程を調整するコツ

運転士1人が担当できる走行距離や勤務時間には目安があり、安全のため、休憩や交代を計画的に組んでいます。行程によっては、乗務員を2名体制にしてご案内することもあります。

2名体制を検討する目安になりやすいのは、たとえば次のような行程です。

• 出発から解散までの拘束時間が長い、日帰りとしてはハードなスケジュール
• 片道の走行距離が長く、遠方への日帰り旅行になる行程
• 早朝出発・深夜帰着など、夜間や早朝をまたいで運転が続く行程
• 山道が多い、あるいは渋滞の多い都市部を長時間通過するルート

これらに当てはまりそうな行程を考えている場合は、早めにご相談いただくと、乗務員の体制やお手配の内容も含めてご案内しやすくなります。2名体制になる場合は費用やお手配の内容も変わってきますので、無料お見積りシミュレーターで人数と行程に応じた概算を確認しながら、休憩地点を多めに設定して余裕を持たせておくと調整がしやすくなります。

行程表はいつまでに出せばいい？提出のタイミング

行程表は、ご利用日のおおむね1か月前を目安に内容を固めていただくと、車両や乗務員の手配がスムーズに進みます。直前になってからの提出では、ご希望の車種や日程の調整に無理が生じやすくなりますので、早めのご相談をおすすめしています。

「何から手を付ければよいか分からない」という場合は、貸切バスのモデルコースを見ながら、経由地や時間配分の大枠を先に決めておくと、その後の行程表作りがぐっと組みやすくなります。

渋滞や悪天候でずれたら？当日の判断の流れ

当日、交通の混雑などで到着が予定より前後することは起こり得ます。多少の前後があっても、乗務員は落ち着いて運行を続けます。一方、事故や災害など特別な事情で行程に大きな影響が及ぶ可能性がある場合は、乗務員が自分の判断で進めることはなく、必ず運行管理の担当者へ連絡し、指示を仰いだうえで対応する流れになっています。これは安全を最優先にするための仕組みです。

だからこそ、事前の行程に休憩や移動の時間の余裕を持たせておくほど、当日の多少のずれにも落ち着いて対応しやすくなります。秋のある週末に向けて、行程表の一行一行が、当日の景色へと少しずつ形を変えていきます。

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車いすでご参加の方がいる団体には、リフト付き大型バス・リフト付きマイクロバスもご用意しています。詳しくはリフト付き車両のご案内をご覧ください。